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신입사원들에게 있어서 보고서를 작성하는 것만큼 어려운 것은 없는 것 같습니다. 하지만 보고서는 회사에서 가장 많이 쓰이는 커뮤니케이션 수단이고 보고서를 잘 쓰는 것만으로도 업무능력을 인정받기도 하므로 신입사원에게 있어 보고서를 잘 쓰는 것은 매우 중요합니다.
그런데 보고서를 잘 쓰는 방법은 사실 그렇게 어렵지 않습니다. 선천적인 능력도 아니고 학원에 다니면서 공부할 필요도 없습니다. 보고서를 잘 쓰는 핵심은 바로 처음부터 혼자서 작성하지 않는 것입니다.
보고서 작정 잘하는 방법 3단계
보고서 잘 쓰는 방법 1단계
만약 팀장님으로부터 보고서 작성을 지시받으면 첫 번째로 확인해야 할 사항은 과거에 만들어 놓은 보고서가 있는지 찾아보는 것입니다. 회사에서 이루어지는 업무의 90% 이상은 작년 재작년도에 계속해 왔던 일이므로 새롭게 자료를 만들려는 수고보다는 과거의 자료를 찾는데 더 많은 힘과 시간을 쏟는 것이 좋습니다. 팀 서버에서 막연하게 자료를 찾는 것은 매우 어려운 일이므로 최초에 팀장님으로부터 지시를 받으면 곧바로 예전에 만든 적이 있었는지 그리고 누가 만들었었는지를 물어보고 만든 사람에게 말해서 예전에 만든 자료를 받아서 사용합니다. 만약 예전에 만든 자료를 입수하게 된다면 일은 거의 99% 끝난 겁니다. 왜냐하면, 예전에 만든 자료를 이미 팀장 본부장 대표이사가 수없이 봐왔던 자료이고 컨펌을 한 자료이므로 사실상 이미 많은 고민을 해서 만들어졌고 더 이상의 수정이 필요 없는 완성도 높은 자료라 할 수 있습니다. 그러므로 자료에 들어있는 날짜와 숫자만 업데이트해줘도 보고서의 내용을 거의라고 완성했다고 볼 수도 있습니다.
보고서 잘 쓰는 방법 2단계
그런데 여기까지만 완성을 하고 끝내게 되면 90점짜리 보고서로 끝나게 됩니다. 100점짜리 보고서를 만들기 위한 두 번째 과정은 바로 나의 아이디어와 스타일을 넣어 주는 것입니다. 물론 과거 자료가 완성도가 매우 높고 흠잡을 데 없는 보고서임이 확실하지만 모든 자료가 100% 완벽한 것은 아니고 또 신입사원의 작년 것을 숫자만 업데이트해서 가져오면 상사로서는 과거 자료를 다 알기 때문에 신입사원이 단순히 수치만 업데이트하고 실질적으로 한 게 없다고 생각하기 쉽습니다. 따라서 일 잘하는 신입사원으로 인정받고자 한다면 반드시 무언가 새로운 것을 넣어주도록 합니다. 예를 들면 과거 자료상에 전년 대비 증감 표만 있었다고 한다면 이번에는 목표대비 달성도를 추가해준다든지 혹은 전년도에서 더 확장해서 과거 3개년 5개년 수치를 넣어준다든지 해서 자료를 더 설득력 있게 만들어주고 혹은 최근에 나온 관련 뉴스 기사라든지 개정된 법 조항 등 새로운 무언가를 첨가해서 자료가 식상하지 않게 만들어주는 것이 좋습니다. 벤치마킹이 필요한 경우에는 경쟁사 그룹사뿐만 아니라 삼성 나와 같은 롤모델이 될만한 회사의 수치도 함께 제시해주면 좋습니다.
보고서 잘 쓰는 방법 3단계
이렇게 완성된 자료는 바로 팀장님에게 가져가지 말고 곡 팀 동료 1~2명에게 보여주고 피드백을 받기 바랍니다. 물론 대외비 성격이 없는 일반적인 보고서여야 합니다. 팀 동료들에게 보여주고 피드백을 받는 이유는 첫 번째는 그들도 팀장님에게 보고하고 피드백을 받으면서 팀장님 특유의 니즈를 잘 알고 있으므로 수정 및 개선 포인트에 대해 잘 알고 있기 때문이고 둘째는 나 혼자만의 시각으로 만든 자료보다는 여러 사람의 시각으로 자료를 보게 되면 더욱 좋은 아이디어들이 많이 나올 수 있기 때문입니다. 오타 나 잘못 입력된 수치도 더 쉽게 찾을 수 있기도 합니다.
과거 자료가 없을 경우?
만약 과거에 만든 적이 전혀 없는 보고서를 만들어야 할 때는 어떻게 해야 할까요? 이때는 사실 완전히 새롭게 만들어야 하므로 100점짜리가 나오기는 어렵습니다만 그나마 완성도를 높이기 위해서는 최대한 과거에 만든 자료 중 비슷한 목적과 성격을 가진 자료를 찾아야 합니다. 예를 들어 “매출 확대 방안”이라는 보고서를 만들어야 하는데 자료가 없으면 “이익률 확대 방안” 목표 달성 방안” 등 비슷한 목적과 성격을 가진 자료를 찾아서 목차나 순서는 최대한 그대로 쓰고 그 안의 내용물을 새롭게 바꿔주면 되겠습니다. 물론 내용물을 새롭게 바꾼다는 게 말로는 쉽지만 가장 어려운 일이긴 합니다.
요점정리
십인 사원은 혼자만의 힘으로는 절대로 100점짜리 보고서를 만들 수 없고 만들어서도 안 된다. 업무의 90%는 주기적으로 반복되는 업무이고 과거에 만들어놓은 자료는 완성도가 매우 높은 자료이므로 그것을 최대한 활용해서 만들되 꼭 자신만의 아이디어와 스타일을 추가하고 동료들의 피드백도 받아서 100점짜리 보고서를 만드시고 상사에게 칭찬받기 바랍니다.
Q. 상사가 업무를 지시할 때 마감기한을 따로 말해주지 않을 경우는 어떻게 하면 좋을까요?
A. 정답은 물어보지 말고 그냥 바로 시작하고 최대한 빠르게 끝내면 됩니다. 단 현재 하는 일도 상사가 지시한 일이라서 두 개가 충돌할 때는 곡 어떤 걸 먼저 보고받을지 물어보고 진행하시기 바랍니다.
그리고 가장 의미 없는 질문은 상사에게 마감기한이 언제인지 물어보는 질문입니다. 꼭 명심하시기 바랍니다.